Ефективний облік та належна безпека реєстраційних справ стали головними темами робочої зустрічі фахівців юстиції у Дрогобицькій районній державній адміністрації. Під час заходу особливу увагу приділили усуненню порушень при зберіганні важливої документації.
У зустрічі взяли участь в.о. начальника Управління державної реєстрації Ірина Олива та начальник відділу взаємодії з суб’єктами державної реєстрації та підвищення кваліфікації державних реєстраторів Управління державної реєстрації Львівського міжрегіонального управління Міністерства юстиції України Мар’яна Лабик.
Спільно із заступником голови РДА Ярославом Пецюхом представниці юстиції обговорили питання забезпечення належного обліку реєстраційних справ.
Головна мета зустрічі — підвищення рівня професійної компетентності відповідальних осіб, забезпечення належного обліку й зберігання реєстраційних справ, а також ведення архіву відповідно до вимог чинного законодавства.
Представниці юстиції наголосили на необхідності неухильного дотримання норм Наказу Міністерства юстиції України від 18.11.2016 року № 3267/5 «Про затвердження Порядку формування та зберігання реєстраційних справ».
Під час зустрічі працівників адміністрації ознайомили з:
особливостями передачі реєстраційної справи між суб’єктами, що забезпечують їх зберігання;
порядком доступу до документів реєстраційної справи.
Зберігання архівів в умовах воєнного стану
Окрему увагу сторони приділили проблемним питанням забезпечення зберігання реєстраційних справ у паперовій формі в умовах воєнного стану. Також фахівці юстиції роз’яснили, хто саме є відповідальним за зберігання таких справ відповідно до:
ч. 3 ст. 29 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань»;
абзацу 6 п. 1 ч. 1 ст. 9 Закону України «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень».
Виявлені порушення та вимоги щодо їх усунення
Під час заходу було виявлено порушення правил зберігання реєстраційних справ у паперовій формі. Відповідальним представникам Дрогобицької РДА вказали на необхідність у найкоротші терміни вжити таких заходів:
Забезпечити обмежений доступ та охорону: обладнати спеціальні приміщення для зберігання реєстраційних справ засобами, що забезпечують обмежений доступ до цих кімнат, а також встановити охоронну сигналізацію.
Забезпечити пожежну безпеку та належне устаткування: спеціальні приміщення мають бути обладнані пожежною сигналізацією, первинними засобами пожежогасіння, а також стаціонарними металевими стелажами або шафами.
Ці зауваження до зберігання реєстраційних справ потребують негайного реагування та виправлення з боку відповідальних представників районної державної адміністрації.